Rendahls Upplevelser ist bestrebt, nur Daten aufzubewahren, die zur effektiven Durchführung seiner Programmaktivitäten und zur Erfüllung seiner Mission erforderlich sind.

Der Bedarf an der Speicherung von Daten variiert stark je nach Art der Daten und dem Zweck, für den sie erhoben wurden. Rendahls Upplevelser bemüht sich, sicherzustellen, dass Daten nur so lange gespeichert werden, wie es zur Erfüllung des Zwecks erforderlich ist, für den sie erhoben wurden, und dass sie vollständig gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Diese Richtlinie legt die Grundsätze von Rendahls Upplevelser zur Datenspeicherung fest und ist organisatorisch konsequent anzuwenden.

Umfang

Diese Richtlinie umfasst alle Daten, die von Rendahls Upplevelser gesammelt und auf Systemen und Medien im Besitz oder im Leasing von Rendahls Upplevelser gespeichert werden, unabhängig vom Standort. Sie gilt sowohl für elektronisch gesammelte und gespeicherte Daten (einschließlich Fotos, Video- und Audioaufnahmen) als auch für Daten, die als Ausdruck oder in Papierform gesammelt und gespeichert werden. Die Notwendigkeit, bestimmte Informationen aufzubewahren, kann durch Bundes- oder lokale Gesetze, Bundesvorschriften und legitime Geschäftszwecke sowie durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgeschrieben sein.

Gründe für die Datenspeicherung

Rendahls Upplevelser behält nur die Daten, die zur effektiven Durchführung seiner Programmaktivitäten, zur Erfüllung seines Auftrags und zur Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften erforderlich sind.

Gründe für die Datenspeicherung sind:

• Bereitstellung einer laufenden Dienstleistung für die betroffene Person (z. B. Versand eines Newsletters, Veröffentlichung von oder Aktualisierung von Programminformationen für eine Person, laufende Schulungen oder Teilnahme an den Programmen von Rendahls Upplevelser, Verarbeitung der Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern und anderer Leistungen)
• Einhaltung der für Rendahls Upplevelser geltenden Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit der finanziellen und programmatischen Berichterstattung an seine Förderagenturen und andere Spender.
• Einhaltung der geltenden Arbeits-, Steuer- und Einwanderungsgesetze
• Sonstige regulatorische Anforderungen
• Sicherheitsvorfall oder andere Untersuchung
• Schutz geistigen Eigentums
• Rechtsstreitigkeit

Daten duplizieren

Rendahls Upplevelser bemüht sich, doppelte Datenspeicherung, wo immer möglich, zu vermeiden, obwohl es Situationen geben kann, in denen aus programmatischen oder anderen geschäftlichen Gründen Daten an mehr als einem Ort gespeichert werden müssen. Diese Richtlinie gilt für alle Daten im Besitz von Rendahls Upplevelser, einschließlich doppelter Kopien von Daten.

Aufbewahrungsfristen

Rendahls Upplevelser hat die folgenden Richtlinien für die Aufbewahrung aller personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzrichtlinie des Instituts festgelegt.

• Website-Besucherdaten werden so lange gespeichert, wie es zur Erbringung der über die Rendahls Upplevelser-Website angeforderten/initiierten Dienstleistung notwendig ist.
• Die Daten des Beitragszahlers werden für das Jahr, in dem die Person beigetragen hat, und dann für [Dauer] nach dem Datum des letzten Beitrags aufbewahrt. Finanzielle Informationen werden nicht länger aufbewahrt, als es zur Abwicklung einer einzelnen Transaktion notwendig ist.
• Teilnehmerdaten der Veranstaltung werden für die Dauer der Veranstaltung, einschließlich etwaiger Folgeaktivitäten wie der Verteilung von Berichten, zuzüglich eines Zeitraums von [Dauer] aufbewahrt;
• Programmteilnehmerdaten (einschließlich Anwesenheitslisten) werden für die Dauer des Fördervertrags, der das Programm finanziert hat, zuzüglich der im Fördervertrag festgelegten zusätzlichen Fristen aufbewahrt.
• Personenbezogene Daten von Unterauftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten werden für die Dauer des Vertrags oder der Vereinbarung aufbewahrt.
• Mitarbeiterdaten werden für die Dauer der Beschäftigung aufbewahrt und dann [Dauer] nach dem letzten Beschäftigungstag.
• Daten, die mit Lohnzahlungen, Urlaub und Rentenanwartschaften von Mitarbeitern verbunden sind, werden für die Dauer des Arbeitsverhältnisses zuzüglich [Dauer] aufbewahrt, mit Ausnahme von Daten über Rentenberechtigung und Rentenbegünstigte, die für [Dauer] aufbewahrt werden.
• Bewerberdaten, einschließlich der Interviewnotizen nicht erfolgreicher Bewerber, werden für [Dauer] nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für die Stelle aufbewahrt.
• Beraterdaten (sowohl bezahlte als auch ehrenamtliche) werden für die Dauer des Beratungsvertrags zuzüglich [Dauer] nach Beendigung der Beratung aufbewahrt.
• Die Daten des Vorstandsmitglieds werden für die Dauer der Tätigkeit im Vorstand plus [Dauer] nach dem Ende der Amtszeit des Mitglieds aufbewahrt.
• Daten im Zusammenhang mit Steuerzahlungen (einschließlich Lohn-, Körperschaft- und Mehrwertsteuer) werden für [Dauer] aufbewahrt.
• Operative Daten im Zusammenhang mit Programmvorschlägen, Berichterstattung und Programmmanagement werden für den vom Spender Rendahls Upplevelser geforderten Zeitraum aufbewahrt, jedoch nicht länger als [Dauer].

Datenzerstörung

Datenvernichtung stellt sicher, dass Rendahls Upplevelser die von ihr kontrollierten Daten effizient und verantwortungsvoll verwaltet und verarbeitet. Wenn die oben genannte Aufbewahrungsfrist für die Daten abläuft, wird Rendahls Upplevelser die unter diese Richtlinie fallenden Daten aktiv vernichten. Wenn eine Person glaubt, dass es einen legitimen geschäftlichen Grund gibt, warum bestimmte Daten nicht am Ende einer Aufbewahrungsfrist vernichtet werden sollten, sollte sie diese Daten ihrem Vorgesetzten melden und Informationen darüber geben, warum die Daten nicht vernichtet werden sollten. Ausnahmen von dieser Datenaufbewahrungsrichtlinie müssen vom Datenschutzbeauftragten von Rendahls Upplevelser in Absprache mit der Rechtsabteilung genehmigt werden. In seltenen Fällen kann die Rechtsabteilung eine Sperre für Rechtsstreitigkeiten (litigation hold) anordnen, die die Vernichtung bestimmter Dokumente verbietet. Eine Sperre für Rechtsstreitigkeiten bleibt in Kraft, bis sie von der Rechtsabteilung aufgehoben wird, und verbietet die Vernichtung von Daten, die unter diese Sperre fallen.