Rendahls Upplevelser streeft ernaar om alleen gegevens te bewaren die nodig zijn voor het effectief uitvoeren van haar programma-activiteiten en werkzaamheden ter vervulling van haar missie.

De noodzaak om gegevens te bewaren varieert sterk afhankelijk van het soort gegevens en het doel waarvoor ze zijn verzameld. Rendahls Upplevelser streeft ernaar dat gegevens alleen worden bewaard voor de periode die nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld en volledig worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn. Dit beleid beschrijft de richtlijnen van Rendahls Upplevelser met betrekking tot het bewaren van gegevens en dient consequent te worden toegepast binnen de gehele organisatie.

Toepassingsgebied

Dit beleid heeft betrekking op alle gegevens die door Rendahls Upplevelser worden verzameld en opgeslagen op systemen en media die eigendom zijn van Rendahls Upplevelser of door Rendahls Upplevelser worden geleased, ongeacht de locatie. Het geldt zowel voor gegevens die elektronisch verzameld en bewaard worden (inclusief foto's, video- en audio-opnames) als voor gegevens die verzameld en bewaard worden op papier of in papieren bestanden. De noodzaak om bepaalde informatie te bewaren kan worden opgelegd door federale of lokale wetgeving, federale regelgeving en legitieme zakelijke doeleinden, evenals de EU General Data Protection Regulation (GDPR).

Redenen voor het bewaren van gegevens

Rendahls Upplevelser bewaart alleen die gegevens die nodig zijn om haar programma-activiteiten effectief uit te voeren, haar missie te vervullen en te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Redenen voor het bewaren van gegevens zijn onder andere:

• Het leveren van een doorlopende dienst aan de betrokkene (bijv. het versturen van een nieuwsbrief, publicatie of doorlopende programma-updates aan een individu, doorlopende training of deelname aan de programma's van Rendahls Upplevelser, het verwerken van de salarisadministratie van werknemers en andere voordelen)
• Naleving van toepasselijke wet- en regelgeving in verband met financiële en programmatische verslaglegging door Rendahls Experiences aan haar financieringsinstanties en andere donoren
• Naleving van de toepasselijke arbeids-, belasting- en immigratiewetgeving
• Andere wettelijke vereisten
• Beveiligingsincident of ander onderzoek
• Behoud van intellectueel eigendom
• Geschillen

Duplicatie van gegevens

Rendahls Upplevelser streeft ernaar om dubbele opslag van gegevens zoveel mogelijk te vermijden, hoewel het om programmatische of andere zakelijke redenen noodzakelijk kan zijn dat gegevens op meer dan één plaats worden bewaard. Dit beleid is van toepassing op alle gegevens in het bezit van Rendahls Upplevelser, met inbegrip van dubbele kopieën van gegevens.

Bewaarvereisten

Rendahls Upplevelser heeft de volgende richtlijnen opgesteld voor het bewaren van alle persoonlijke gegevens zoals gedefinieerd in het privacybeleid van het instituut.

• Bezoekersgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de via de website van Rendahls Upplevelser gevraagde/ingestelde dienst te verlenen.
• Gegevens van donateurs worden bewaard gedurende het jaar waarin de persoon een bijdrage heeft geleverd en vervolgens gedurende [Duur] na de datum van de laatste bijdrage. Financiële gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om een enkele transactie te verwerken.
• Gegevens van deelnemers aan een evenement worden bewaard voor de duur van het evenement, inclusief eventuele vervolgactiviteiten, zoals de distributie van rapporten, plus een periode van [Duur];
• Gegevens van deelnemers aan het programma (inclusief aanmeldingsformulieren) worden bewaard voor de duur van de subsidieovereenkomst waarmee het programma is gefinancierd plus eventuele extra tijd die nodig is volgens de voorwaarden van de subsidieovereenkomst.
• Persoonsgegevens van subbegunstigden, onderaannemers en verkopers worden bewaard voor de duur van het contract of de overeenkomst.
• Werknemersgegevens worden bewaard voor de duur van het dienstverband en daarna [Duur] na de laatste dag van het dienstverband.
• Gegevens over salarissen, verlof en pensioenen van werknemers worden bewaard voor de duur van het dienstverband plus [Duur], met uitzondering van gegevens over pensioengerechtigdheid en pensioengerechtigden, die gedurende [Duur] worden bewaard.
• Wervingsgegevens, inclusief gespreksnotities van niet-geselecteerde sollicitanten, worden gedurende [Duur] na het afsluiten van de wervingsprocedure bewaard.
• Gegevens van consultants (zowel betaald als pro bono) worden bewaard voor de duur van het consultancycontract plus [Duur] na afloop van het consultancycontract.
• Gegevens van leden van de raad van bestuur worden bewaard voor de duur van hun lidmaatschap van de raad van bestuur plus [Duur] na afloop van de zittingstermijn van het lid.
• Gegevens die verband houden met belastingbetalingen (waaronder salarisadministratie, vennootschapsbelasting en btw) worden gedurende [Duur] bewaard.
• Operationele gegevens met betrekking tot programmavoorstellen, rapportage en programmabeheer worden bewaard gedurende de periode die door de donor van Rendahls Experiences wordt vereist, maar niet langer dan [Duur].

Vernietiging van gegevens

Gegevensvernietiging zorgt ervoor dat Rendahls Upplevelser de gegevens die het beheert en verwerkt op een efficiënte en verantwoorde manier beheert. Wanneer de bewaartermijn van de gegevens zoals hierboven beschreven verstrijkt, zal Rendahls Upplevelser de gegevens die onder dit beleid vallen actief vernietigen. Indien een persoon van mening is dat er een legitieme zakelijke reden bestaat waarom bepaalde gegevens niet vernietigd zouden moeten worden aan het einde van een bewaartermijn, dient hij of zij deze gegevens aan te geven bij zijn of haar leidinggevende en informatie te verschaffen waarom de gegevens niet vernietigd zouden moeten worden. Uitzonderingen op dit gegevensbewaringsbeleid moeten worden goedgekeurd door de gegevensbeschermingsafdeling van Rendahls Upplevelser in overleg met de juridische afdeling. In zeldzame gevallen kan door de juridisch adviseur een bewaarplicht worden opgelegd die de vernietiging van bepaalde documenten verbiedt. Een bewaarplicht blijft van kracht totdat deze door de juridisch adviseur wordt opgeheven en verbiedt de vernietiging van gegevens waarop de bewaarplicht van toepassing is.