Rendahls Upplevelser s'efforce de ne conserver que les données nécessaires à la conduite efficace de ses activités et de son travail dans le cadre de sa mission.

Rendahls Upplevelser s'efforce de garantir que les données ne sont conservées que pendant la période nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées et qu'elles sont entièrement supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires. Cette politique définit les lignes directrices de Rendahls Upplevelser en matière de conservation des données et doit être appliquée de manière cohérente dans l'ensemble de l'organisation.

Champ d'application

Cette politique couvre toutes les données collectées par Rendahls Upplevelser et stockées sur les systèmes et supports appartenant à Rendahls Upplevelser ou loués par Rendahls Upplevelser, quel que soit leur emplacement. Elle s'applique à la fois aux données collectées et conservées électroniquement (y compris les photographies, les enregistrements vidéo et audio) et aux données collectées et conservées sur papier. La nécessité de conserver certaines informations peut être imposée par la législation fédérale ou locale, les réglementations fédérales et les objectifs commerciaux légitimes, ainsi que par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Raisons de la conservation des données

Rendahls Upplevelser ne conserve que les données nécessaires pour mener efficacement ses activités de programme, remplir sa mission et se conformer aux lois et réglementations applicables.

Les raisons de la conservation des données sont notamment les suivantes

• Fournir un service continu à la personne concernée (par exemple, envoyer un bulletin d'information, une publication ou des mises à jour de programmes à une personne, une formation continue ou la participation aux programmes de Rendahls Upplevelser, le traitement de la paie des employés et d'autres avantages).
• Conformité avec les lois et règlements applicables associés aux rapports financiers et programmatiques de Rendahls Experiences à ses agences de financement et autres donateurs.
• Respect des lois applicables en matière de travail, de fiscalité et d'immigration
• Autres exigences réglementaires
• Incident de sécurité ou autre enquête
• Préservation de la propriété intellectuelle
• Litiges

Duplication des données

Rendahls Upplevelser cherche à éviter la duplication du stockage des données dans la mesure du possible, bien qu'il puisse y avoir des cas où, pour des raisons programmatiques ou d'autres raisons commerciales, il est nécessaire que les données soient conservées à plus d'un endroit. Cette politique s'applique à toutes les données en possession de Rendahls Upplevelser, y compris les copies des données.

Exigences en matière de conservation

Rendahls Upplevelser a établi les lignes directrices suivantes pour la conservation de toutes les données personnelles telles que définies dans la politique de confidentialité des données de l'Institut.

• Les données relatives aux visiteurs du site web seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service demandé/initié par le biais du site web de Rendahls Upplevelser.
• Les données relatives aux contributeurs seront conservées pendant l'année au cours de laquelle la personne a contribué, puis pendant [Durée] à compter de la date de la dernière contribution. Les informations financières ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour traiter une seule transaction.
• Les données relatives aux participants à l'événement seront conservées pendant la durée de l'événement, y compris toute activité de suivi, telle que la distribution de rapports, plus une période de [durée] ;
• Les données relatives aux participants au programme (y compris les feuilles d'inscription) seront conservées pendant la durée de la convention de subvention qui a financé le programme, ainsi que pendant toute période supplémentaire requise par les termes de la convention de subvention.
• Les données à caractère personnel des sous-bénéficiaires, des sous-traitants et des vendeurs seront conservées pendant la durée du contrat ou de l'accord.
• Les données relatives aux salariés seront conservées pendant la durée de l'emploi, puis [Durée] après le dernier jour d'emploi.
• Les données relatives aux salaires, aux congés et aux pensions des employés sont conservées pendant la période d'emploi plus [durée], à l'exception des données relatives à l'éligibilité à la pension et aux bénéficiaires de la retraite, qui sont conservées pendant [durée].
• Les données de recrutement, y compris les notes d'entretien des candidats non retenus, seront conservées pendant [Durée] après la clôture de la procédure de recrutement.
• Les données relatives aux consultants (rémunérés et bénévoles) seront conservées pendant la durée du contrat de consultance plus [Durée] après la fin de la consultance.
• Les données relatives aux membres du conseil d'administration sont conservées pendant toute la durée de leur mandat et pendant [durée] après la fin de leur mandat.
• Les données associées aux paiements d'impôts (y compris les salaires, les impôts sur les sociétés et la TVA) seront conservées pendant [Durée].
• Les données opérationnelles relatives aux propositions de programmes, aux rapports et à la gestion des programmes seront conservées pendant la période requise par le donateur de Rendahls Experiences, mais pas plus de [Durée].

Destruction des données

La destruction des données garantit que Rendahls Upplevelser gère les données qu'elle contrôle et les traite de manière efficace et responsable. Si une personne estime qu'il existe une raison professionnelle légitime pour laquelle certaines données ne devraient pas être détruites à la fin d'une période de conservation, elle devrait identifier ces données auprès de son supérieur et fournir des informations sur la raison pour laquelle les données ne devraient pas être détruites. Toute exception à cette politique de conservation des données doit être approuvée par le responsable de la protection des données de Rendahls Upplevelser, en consultation avec un conseiller juridique. Dans de rares circonstances, le conseiller juridique peut émettre une mise en suspens pour litige interdisant la destruction de certains documents. Une mise en suspens pour litige reste en vigueur jusqu'à ce qu'elle soit levée par le conseiller juridique et interdit la destruction des données faisant l'objet de la mise en suspens.